Comment enregistrer votre prochaine conférence et choisir le bon équipement audiovisuel?

Dans l’univers passionnant des conférences et des événements, l’enregistrement audiovisuel et la diffusion en direct sont devenus des éléments essentiels pour capter l’attention du public au-delà du lieu où se déroule l’événement. Une petite partie des ingrédients de la réussite de vos événements réside dans le choix du bon équipement. Aujourd’hui, nous dépendons tellement de la technologie qu’il n’y a plus le droit à l’erreur avec le matériel tel que les microphones ou les vidéoprojecteurs.

Que vous soyez un organisateur de conférences chevronné organisant de nombreux événements ou une agence vidéo se lançant dans la couverture de conférences, le choix du bon matériel est essentiel à la réussite de vos événements. Dans cet article, nous vous présentons les éléments clés à prendre en compte pour vous assurer de fournir à votre public une expérience audiovisuelle de premier ordre. La technologie événementielle est un peu comme le cinéma dans le sens où, au-delà du matériel, de nombreux corps de métiers sont impliqués. Cependant, soyons clairs: l’achat du meilleur outil, du meilleur matériel seul, ne garantit pas un enregistrement de qualité: l’expérience des techniciens est évidemment fondamentale. Les deux doivent être associés.

Dans la réalité et la pratique quotidienne, les professionnels de l’événementiel tels que les organisateurs de conférences doivent s’occuper de beaucoup de choses : le lieu, la restauration, le programme de l’événement, l’inscription des participants, le marketing, la décoration, le personnel, la gestion des conférenciers, l’hôtel, la logistique, les visites, le budget, les sponsors, de nombreux changements de dernière minute. Ils doivent donc déléguer cette partie technique à une agence telle que Klewel. Et les agences professionnelles le savent très bien.

Lorsque vous visez une configuration minimale, donnez la priorité à l’enregistrement audio pour la création de podcasts, d’un rapport, de newsletters ou d’articles de blog. La radio est une bonne analogie : avec l’audio uniquement, la quantité de connaissances que vous pouvez partager est impressionnante. Et même les émotions passent grace à la voix! La transmission des connaissances associée à la touche humaine de la voix. Personnellement, je pense qu’il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez enregistrer votre événement: pour l’archivage mais surtout pour en tirer profit à long terme. S’il est trop tard pour envisager un enregistrement, rédigez au moins un compte-rendu.

Prenez la sortie de la table de mixage audio et branchez-la sur votre enregistreur audio / vocal. Utilisez des microphones de qualité adaptés à la conférence, en tenant compte de facteurs tels que la durée de vie des piles et la compatibilité avec le système de sonorisation. Vérifiez les piles au début de chaque session. Si vous n’avez pas d’expert audio dans votre équipe, faîtes appel un technicien spécialisé pour monitorer, contrôler et ainsi garantir une bonne qualité d’enregistrement sonore. Vous ne voulez pas de problèmes audio lors de votre événement et dans les enregistrements.

Il s’agit de trouver le bon compromis entre les options grand public de faible qualité et l’autre extrême du budget, à savoir les caméras de cinéma et de télévision. Parmi les caractéristiques importantes, vous devez disposer d’un zoom raisonnable et d’un capteur 3 CCD. Optez pour au moins deux caméras afin de capturer différents angles et perspectives. Vous devez très bien cadrer les orateurs lorsqu’ils se déplacent sur scène et tout mouvement doit être très fluide. Le trépied n’est pas à négliger. Optez pour la haute qualité. Veillez à ce que vos caméras soient branchées sur une source d’alimentation afin d’éviter les problèmes de batterie. Mettez en place un éclairage approprié sur la scène et ne négligez pas l’arrière-plan derrière les orateurs pour une présentation visuelle soignée. Intégrez un mélangeur vidéo (Sony, Panasonic, Roland, par exemple) pour assurer des transitions fluides entre les flux des caméras. Investissez dans un système InterCom pour pouvoir communiquer entre l’opérateur vidéo et le réalisateur vidéo. Et n’oubliez pas de faire des sauvegardes.

Obtenez le consentement des orateurs pour l’enregistrement et le partage de leur matériel de présentation. Pour améliorer le contenu, synchronisez la vidéo enregistrée avec les diapositives des orateurs via un splitteur HDMI. Investissez dans des dispositifs supplémentaires tels que des convertisseurs (par exemple, DAC70) et des câbles de bonne qualité (XLR, HDMI, HD-SDI) pour une installation sans faille. Des câbles de bonne qualité sont très importants. Vous devez vous adapter si le format est 16:9 ou 4:3. Vous aurez probablement besoin d’une post-production.

Assurez-vous que tous les signaux soient capturés de manière synchronisée à l’aide d’un enregistreur fiable. Explorer les solutions d’encodage avec une compression optimale des données multimédia. Enregistrez toujours un peu avant et après la fin de chaque intervention, afin d’éviter d’en perdre une partie.

Cela peut rapidement prendre du temps. Pour éviter de perdre du temps inutilement, choisissez dès le départ le bon matériel et la bonne méthode. Il se peut que vous ayez encore besoin d’effectuer des modifications ici et là pour améliorer la qualité générale des enregistrements de votre conférence. Ce travail doit être effectué rapidement après l’événement afin que les participants puissent accéder au contenu rapidement après la fin de l’événement. Ajoutez des résumés associés à chaque intervention, afin de fournir des informations précieuses à votre public.

A ce stade, vous avez réalisé 2 des 3 étapes très importantes : l’enregistrement et la post-production. L’étape de la publication est tout aussi importante, ne la négligez pas : elle vous permettra d’exercer un effet de levier, de créer le meilleur impact à long terme, elle est stratégique. Publiez pour le bon public : pour tous, pour les participants seulement, pour des segments spécifiques. Qu’il s’agisse d’une publication gratuite ou payante, d’une publication complète ou d’un teaser, veillez à ce que votre public puisse accéder au matériel et retrouver tous les contenus sans effort. Chez Klewel, nous avons développé une plateforme spécifique pour la publication du contenu de conférences.

Dans l’univers de l’enregistrement et de la diffusion en direct de conférences, le choix du matériel joue un rôle crucial. En prenant le soin de sélectionner le bon matériel pour l’enregistrement audio, la captation vidéo, l’intégration des diapositives, l’encodage et la post-production, vous pouvez élever la couverture de votre conférence vers de nouveaux sommets. Maintenez l’intérêt de votre public et créez un impact durable grâce à un contenu de haute qualité qui reflète l’excellence de vos événements. Vous organisez un événement à venir ? Contactez l’équipe Klewel !